個人情報保護方針
株式会社ヤマシタは、皆様に安心と信頼を頂ける、印刷業務及びそれに付帯する業務において、皆様の大切な個人情報、個人番号及び特定個人情報（以下「個人情報」）を保護することが、継続的な事業活動の基本であると共に、重要な社会的責務であると認識し、今後も引き続き個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。
尚、詳細は、「個人情報の取扱いについて」をご覧ください。
１．適正な取得
皆様の個人情報は、ご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により取得いたします。
２．個人情報の利用
皆様の個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において取扱う措置を講じ、その範囲を超えての目的外利用はいたしません。利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨をあらかじめご連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。
３．個人情報の提供
あらかじめ、皆様からの同意をいただいている場合、及び法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、個人情報を扱う業務を他に委託する場合があります。この場合、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。
４．安全管理措置
お預かりした個人情報は、必要な安全管理措置を講じ、漏えい、滅失又はき損等を防止するとともに是正に努めてまいります。
５．法令等の遵守
個人情報に関して適用される個人情報保護法、番号法等の法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、本方針並びに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。
６．継続的改善
事業内容の変化および事業を取り巻く社会環境・法令・情報技術の変化等に対応して、個人情報取扱体制の見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。
７．苦情及びご相談及び開示等への対応に関すること。
個人情報に関する苦情やご相談、及び利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご質問・お問合せにつきましては、誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。以下のお問合せ窓口までお寄せください。
〔個人情報に関するお問い合わせ先〕
株式会社ヤマシタ 総務部 電話番号：03-3814-5955
制定：2017年9月25日
株式会社ヤマシタ
代表取締役 山下 紀昭
個人情報の取り扱いについて
当社は、個人情報、個人番号及び特定個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取り扱うことを宣言します。
１．個人情報の利用目的について
当社は、受託業務および印刷通販業務を主とした事業活動を通じてお預かりした個人情報を次に示す利用目的の達成に必要な範囲内で取扱います。
【直接書面以外取得の個人情報】
受託業務の利用目的…お客様から受託を受けた印刷業務の遂行およびこれらに係る連絡
【保有個人データ】
① 取引先個人情報
利用目的…お取引先からの提案、見積、発注、受入、制作、これらに係る連絡
② 従業員情報
利用目的…従業者（在職者及び退職者）の雇用管理（給与･税務管理、健康管理、年金･保険管理、災害対策及び連絡等）
③ 従業者の扶養家族情報
利用目的…保険加入、脱退手続、税務管理等に関する業務の遂行
④ 採用応募者
利用目的…採用応募者への連絡及び採用に関する業務
⑤ 上記に共通するお問い合わせ、ご相談、クレーム等に関する情報
利用目的…お問い合わせ、ご相談、クレーム等、これらに関する連絡
２．個人情報の開示等について
当社は、本人から保有個人データ等について利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への
提供の停止、第三者提供記録の開示（以下、「開示等」という。）の求めがあった場合には、本人または代理人であることを確認
の上、遅滞なく対応しますとともに、次のとおりその手続きを定めます。
① 申し出先：個人情報に関するお問い合わせ先： 総務部 TEL：03-3814-5955
② 開示等の求めに際して提出していただく書類等所定の「保有個人データ開示等請求書」に必要事項を記入の上、提出していただきます。
③ 本人または代理人の確認方法
・当社が保有するご本人の個人情報をもって、総合的に判断させていただきます。
・法定代理人の場合は、戸籍謄本等を提出していただきます。
・委任代理人の場合は、委任状を提出していただきます。
④ 回答方法には以下の方法がありますので選択していただきます。
1.CD-ROM による回答。
2.本人（又は代理人）の住所宛に、郵送（追跡確認でき方法）にて回答。
3.電磁的記録（電子メール）での回答。
⑤ 利用目的の通知及び開示に関する手数料とお支払方法
１回の請求ごとに 1,500 円（税込）の手数料をお振り込みいただきます。
３．個人情報の取扱い及び個人情報保護に関する苦情・相談窓口について
個人情報の取扱い及び個人情報保護に関する苦情・相談については、下記お問い合わせ先責任者までお申し出ください。
株式会社ヤマシタ 総務部
〒112-0002 東京都文京区小石川 3-36-6
電話番号：03-3814-5955
４．保有個人データの安全管理のために講じている措置
【組織的安全管理措置】
・個人情報保護管理者を設置し、個人情報保護の安全管理に関する従業者の責任と権限を明確に規定します。
・個人情報の取り扱い状況の運用点検や監査などを定期的に実施します。
・個人情報の取り扱いを委託する場合は個人情報保護の基準を満たす事業者を選定して、契約書の締結などによって個人情報保護を担保します。
【人的安全管理措置】
・個人情報保護の安全管理に関する必要な教育研修を従業者に定期的に実施します。
・就業規則や誓約書にて秘密保持義務の履行を担保します。
【物理的安全管理措置】
・従業者の入退室管理及び電子機器の持ち込みや制限など権限を有しない従業者などによる個人情報への不正アクセスを防止するための措置を講じます。
・電子媒体や書類などの盗難・紛失などを防止するための措置を講じます。
【技術的安全管理措置】
・個人情報を取り扱う情報システムへの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。
・情報システムへのアクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。
・情報システムのアクセスログを取得して定期的な確認を実施します。
５．クッキーについて
クッキー（Cookie）とは、サーバー側で利用者を識別するために、サーバーから利用者のブラウザに送信され、利用者のコンピュータに蓄積される一時情報のことです。当サイトでは、クッキーを利用して、お客様のインターネットドメイン名、IP アドレス、当サイトのアクセス履歴等を自動的に収集します。サーバーはクッキーによりお客様のコンピュータを識別することができますが、これはサイトへ再訪したお客様に対するユーザビリティーの向上を目的とするもので、お名前・ご住所等の個人情報は一切含みません。なお、当サイト上で、お客様の個人情報をお客様の同意なしに取得することはありません。また、お客様のブラウザの設定によりクッキーの機能を無効にすることもできます。
2024年4月1日
株式会社 ヤマシタ
Personal Information Protection Policy
To ensure that you can use our services with confidence and peace of mind, Letterpress Co. Ltd. prioritizes the protection of your important personal information, Individual Number, and personal information that includes your Individual Number (“Personal Information”) at all times during our print operations and related business operations. For us, protecting your Personal Information is a social obligation, and we will keep striving to handle Personal Information appropriately in the future.
For more details, please refer to “Handling of Personal Information.”
1. Suitable Acquisition
We will inform you of the purposes of use of your Personal Information and obtain the information through suitable means.
2. Use of Personal Information
We take measures to ensure that your Personal Information is only used when we must do so to achieve our purposes of use and never used for any purpose that goes beyond the scope of those purposes of use. If a need arises to use your Personal Information for any purpose that goes beyond the scope of our purposes of use, we will inform you, in advance, and obtain your consent before using your information in such a way.
3. Provision of Personal Information
We will not provide your Personal Information to third parties except with your prior consent or in case we are required to do so by laws or regulations, etc. However, we may subcontract work that involves the handling of your Personal Information. In such cases, we conclude an agreement about the protection of Personal Information with the subcontractor(s) and manage and supervise their work to ensure that Personal Information is handled properly.
4. Security Management Measures
We implement the necessary security management measures to prevent leaking of, damage to, or loss of the Personal Information we hold, and continuously strive to improve those measures.
5. Compliance with Laws and Regulations
We comply with the Personal Information Protection Law that applies to Personal Information, other laws and regulations, such as the My Number Law, guidelines made by the government, and other standards. We have also established this Policy as well as internal regulations and ensure that all these laws and regulations are enforced appropriately.
6. Continuous Improvement
We respond to changes in our business activities and changes in the social environment, laws, and information technology that are relevant to our business, etc., by reviewing our Personal Information handling system and continuously striving to improve it.
7. Our Responses to Complaints, Inquiries, Requests for Disclosure of Information, etc.
We strive to respond promptly and sincerely to any complaints or inquiries about Personal Information, as well as to questions or inquiries about notifications about purposes of use, disclosure of information, corrections of information, etc., and suspension of use of information, etc. Please get in touch with us via the following point of contact.
[Point of contact for inquiries about Personal Information]
Yamashita Co., Ltd. General Affairs Department: Tel. 03-3814-5955
Revised November 27, 2019
Yamashita Co., Ltd
Representative director: Noriaki Yamashita
Regarding the Handling of Personal Information
We recognize the importance of personal information, individual numbers, and specific personal information, and to ensure their thorough protection, we declare that we will comply with laws, national guidelines, and other norms related to the handling of personal information, and will handle personal information appropriately.
1. Purpose of Use of Personal Information
Our company handles personal information entrusted to us through our contracted services and printing and online business activities within the necessary scope to achieve the following purposes of use.
[Personal information obtained by means other than direct documentation]
Purpose of use in contracted services: Execution of printing services entrusted by customers and communication related to these services
[Retained Personal Data]
① Personal Information of Business Partners
Purpose of use: Proposals, quotations, orders, acceptance, production, and related communications from business partners
② Employee Information
Purpose of use: Employment management of employees (current and former), including salary and tax management, health management, pension and insurance management, disaster response, and communication
③ Information of Employees’ Dependents
Purpose of use: Execution of procedures related to insurance enrollment and withdrawal, tax management, etc.
④ Job Applicants
Purpose of use: Communication with job applicants and execution of recruitment-related tasks
⑤ Information related to inquiries, consultations, complaints, etc., common to the above
Purpose of use: Communication related to inquiries, consultations, complaints, etc.
2. Disclosure of Personal Information, etc.
If we receive a request from the individual for notification of the purpose of use, disclosure, correction, addition, deletion, suspension of use, erasure, or suspension of provision to third parties, or disclosure of records of provision to third parties (hereinafter referred to as
“disclosure, etc.”) regarding retained personal data, we will confirm that the request is from
the individual or their agent and respond without delay. Additionally, we have established the following procedures for such requests.
① Contact for Requests: Inquiries Regarding Personal Information:
General Affairs Department Tel: 03-3814-5955
② Documents to be Submitted for Requests for Disclosure, etc.
You will be required to fill out the specified “Request for Disclosure, etc. of Retained Personal Data” form with the necessary information and submit it.
③ Methods of Verification of the Individual or Agent
・We will make a comprehensive judgment based on the personal information we hold about the individual.
・In the case of a legal representative, a family register, etc. must be submitted.
・In the case of an appointed agent, a letter of proxy must be submitted.
④ There are the following methods of response; please choose one:
You can choose one of the following methods for receiving the response:
- Response via CD-ROM
- Response by mail (with tracking) to the address of the individual (or agent)
- Response via electronic record (email)
⑤ Fees and Payment Methods for Notification of Purpose of Use and Disclosure A fee of
1,500 yen (including tax) will be charged for each request, payable by bank transfer.
3. Handling of Personal Information and Contact for Complaints and Consultations Regarding Personal Information Protection
For complaints or consultations regarding the handling of personal information and personal information protection, please contact the following responsible party:
Yamashita Co., Ltd. General
Affairs Department
3-36-6 Koishikawa, Bunkyo-ku, Tokyo 112-0002
Phone: 03-3814-5955
4. Measures Taken for the Safe Management of Retained Personal Data
[Organizational Safety Management Measures]
・An individual responsible for personal information protection is appointed, and the responsibilities and authority of employees regarding the safe management of personal information are clearly defined.
・Regular operational inspections and audits of personal information handling are conducted.
・When outsourcing the handling of personal information, we select contractors who meet personal information protection standards and ensure protection of personal information through contract agreements and other measures.
[Human Safety Management Measures]
・Necessary education and training regarding the safe management of personal information are conducted regularly for employees.
・Compliance with confidentiality obligations is ensured through employment regulations and confidentiality agreements.
[Physical Safety Management Measures]
・Measures are implemented to prevent unauthorized access to personal information by employees without the necessary authority, including managing employee access to facilities and restricting the introduction of electronic devices.
・Measures are taken to prevent theft or loss of electronic media and documents.
[Technical Safety Management Measures]
・Systems are introduced to protect against unauthorized access or malicious software targeting information systems handling personal information.
・Access control is implemented for information systems, limiting the scope of access for responsible personnel and personal information databases.
・Access logs for information systems are collected and reviewed regularly.
5. Cookies policies
A cookie is temporary information sent from the server to the user’s browser to identify the user, and is stored on the user’s computer. On this site, cookies are used to automatically collect information such as your internet domain name, IP address, and access history to the site. While the server can identify your computer via cookies, this is intended to enhance usability for returning visitors and does not include personal information such as your name or address. Additionally, we do not collect your personal information without your consent on this site. You can also disable the functionality of cookies through your browser settings.
April 1, 2024
Yamashita Co., Ltd.